Wer ein Konzert oder eine Party organisiert, muss einige Dinge beachten, die man zunächst nicht auf dem Schirm hat. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du als selbstorganisierter Konzertveranstalter erfolgreich durchstarten kannst.
Die Herausforderungen der DIY-Konzertorganisation
Um ein Konzert oder eine Party zu organisieren, muss man nicht gleich Musikmanagement studiert haben. Aber man muss einiges beachten, um am Ende nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben. Das Organisieren von Konzerten kann nicht nur eine erfüllende Erfahrung sein, sondern auch wertvolle Kontakte und potenzielle Einnahmen bringen. Egal, ob du Konzerte für deine eigene Band oder für befreundete Künstler planst, eine unternehmerische Denkweise und kluge Vorbereitung sind für den Erfolg entscheidend. Hier sind einige wichtige Schritte und Aspekte, die du beachten solltest:
1. Baue eine Internetpräsenz und Social Media Kanäle auf
Wenn du planst, regelmäßig Konzerte zu veranstalten, ist es wichtig, als Konzertveranstalter sichtbar zu sein. Wähle einen passenden Namen für deine Veranstaltungsreihe oder dein Projekt und erstelle eine eigene Internetpräsenz. Social Media Plattformen wie Facebook, Instagram und LinkedIn sind großartige Werkzeuge zur Promotion, aber denke daran, dass deine Follower nicht nur platte Werbung wollen. Lade also zunächst alle deine Freunde und Bekannte dazu ein, deine Beiträge zu teilen und mache sie zu aktiven Unterstützern deiner geplanten Konzert- oder Partyreihe. Auch der gute alte Flyer oder das Plakat haben noch lange nicht ausgedient, bitte deine Freunde in den passenden Orten Flyer zu verteilen und visuell ansprechende Plakate aufzuhängen und passende Gäste für deine Veranstaltung persönlich einzuladen und belohne sie ggf. mit Getränkebons oder anderen Nachlässen.
2. Finde die richtige Location
Die Wahl der Location ist entscheidend für den Erfolg deiner Konzerte oder Partys. Berücksichtige die Größe der Location, die Zielgruppe und das musikalische Genre, das du bedienen möchtest. Achte darauf, dass die Location den aktuellen Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen entspricht und mit dem passenden Equipment ausgestattet ist, sonst musst du das auch noch leihen. Für Konzerte in kleineren Städten oder Dörfern solltest du das vorhandene Publikum und die lokale Szene gut einschätzen können, in großen Städten ist auch der Termin entscheidend, da es sehr viel Auswahl gibt. Starte lieber eine Nummer zu klein, als zu groß. Ein Flop ist nur schwer wieder gutzumachen. Nur eine langfristige Strategie ist erfolgreich, denn ist deine Konzertreihe erstmal etabliert, wird die Planung viel einfacher berechenbar und du sammelst wichtige Erfahrungswerte.
3. Die richtigen Acts buchen
Es hilft natürlich Künstler und DJs zu buchen, die ihre Fans schon selbst mitbringen und über viele Follower auf ihren Social-Media-Kanälen verfügen. Wenn du ein Konzert für Newcomer ausrichtest, kannst du es als Wettbewerb gestalten oder ein Begleitprogramm organisieren, das Leute zieht. Leider interessieren sich nicht viele Menschen für Musik, die sie (noch) nicht kennen. Sei also realistisch, wie viele Besucher dein Event anlocken kann. Selbst etablierte Künstler haben manchmal Probleme ihre Konzerte auszuverkaufen, weil das Geld nicht locker sitzt. Sei also auch realistisch bei der Preisgestaltung für dein Event und gehe nicht davon aus, gleich von Anfang an Geld damit zu verdienen. Das ist übrigens bei keinem Unternehmen so, alle brauchen erstmal eine Zeit, Geduld und viel Arbeit, um Bekanntheit aufzubauen.
4. Smarte Ticketverkaufsstrategien nutzen
Der Ticketverkauf ist ein zentraler Teil deiner Konzertorganisation. Wähle die richtige Plattform für den Verkauf deiner Tickets aus. Online-Plattformen sind heutzutage besonders beliebt, erfordern jedoch eine sorgfältige Planung. Auch der Preis ist wichtig, bei wenig bekannten Bands ist die Bereitschaft viel Geld auszugeben sehr gering. Berücksichtige die Bedürfnisse deiner Zielgruppe und nutze verschiedene Marketingkanäle, um den Ticketverkauf anzukurbeln. Über den Vorverkauf kannst du auch grob einschätzen, wie groß das Interesse an deiner Veranstaltung ist und ob du evtl. nachsteuern musst. Es ist wirklich extrem selten, dass gleich der erste Versuch ein durchschlagender Erfolg wird, bring also etwas Spielgeld mit um ggf. Verluste ausgleichen zu können und stecke die Erwartungen nicht zu hoch, dass alles gleich von selbst läuft.
5. Kläre deine (steuer-)rechtliche Situation
Bevor du loslegst, solltest du deine (steuer-)rechtliche Situation klären. Abhängig von deiner Tätigkeit als Konzertveranstalter könntest du als Kleinunternehmer oder als Freiberufler agieren. Achte auf die Umsatzsteuerregelungen, insbesondere den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7% für Konzerte.
Wenn du dich nach ersten Erfolgen weiter professionalisieren möchtest, könnte die Gründung einer GbR, GmbH oder eines gemeinnützigen Vereins in Erwägung gezogen werden. Stelle sicher, dass du dich rechtzeitig über die entsprechenden rechtlichen Anforderungen bei einem Steuerberater informierst, sofern du Einnahmen über die Kleinunternehmer-Regelung hinaus erzielst.
Eine ordentliche Buchführung ist unerlässlich, um den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Arbeite nur mit Quittungen und speichere Rechnungen, um deine Buchhaltung zu dokumentieren. Dies ist wichtig, um in finanziellen Angelegenheiten rechtzeitig und korrekt agieren zu können.
6. Achte auf GEMA-Gebühren und KSK-Pflicht
Die Musik, die bei deinen Konzerten gespielt wird, könnte GEMA-pflichtig sein. Über die GEMA werden die Komponisten und Textdichter bezahlt. Grundsätzlich muss fast überall, wo Musik gespielt wird, auch GEMA bezahlt werden. Kläre also im Voraus mit den auftretenden Künstlern und mit der Location, ob sie einen Wahrnehmungsvertrag mit der GEMA haben. Informiere dich über die GEMA-Tarife und die Anmeldung von Veranstaltungen. Unterhalte dich mit Veranstaltern, die das schon länger machen und vernetze dich in entsprechenden Foren.
Tipp: Die GEMA bietet einen Rechner, um die Kosten für deine Veranstaltung im Vorfeld zu recherchieren.
Verstehe auch deine Verpflichtungen bezüglich KSK-Abgaben. Die Künstlersozialkasse sorgt dafür, dass Künstler eine Sozialversicherung haben, ist also eine wichtige Insitution. Wer freie Künstler, also auch Musiker, Texter oder Grafiker bezahlt, muss immer auch Künstlersozialabgaben für sie entrichten. Die KSK bietet auf ihrer Homepage umfassende Informationen zur Künstlersozialabgabe und beantwortet ggf. auch deine Nachfragen. Sich mit diesen lästigen Dingen zu beschäftigen gehört zu den elementaren Aufgaben eines Veranstalters. Man muss also schon auch ein bisschen Bock auf Bürokratie haben.
7. Pflege gute Beziehungen zu Bands und Clubs
Die Bands, DJs und Clubs sind ein wichtiger Teil deines Kapitals. Achte darauf, professionell aufzutreten und realistische Erwartungen auf beiden Seiten zu haben. Eine gute Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung sind der Schlüssel zu langfristigen Beziehungen zu den auftretenden Künstlern. Es ist natürlich hilfreich, am Anfang bereits bekanntere Namen buchen zu können, doch das ist in der Regel teuer. Versuche also einen guten Deal für deine ersten Events zu bekommen mit Aussicht später am Erfolg der Veranstaltungsreihe zu profitieren. Das Talent zum Networking ist für angehende Veranstalter unerlässlich, man braucht einfach Unterstützung von allen möglichen Seiten, um eine Party oder ein Konzert erfolgreich umsetzen zu können und außerdem macht es zusammen auch mehr Spaß.
Checkliste für Veranstaltungsorganisation
| Kategorie | Aufgabe | Erledigt |
|---|---|---|
| Planung | Eventziel festlegen | |
| Art des Events bestimmen | ||
| Zeitpunkt festlegen | ||
| Ersatzdatum festlegen | ||
| Motto überlegen (ggf.) | ||
| Konzept | Veranstaltungsgenehmigung einholen | |
| Groben Ablaufplan aufstellen | ||
| Dauer festlegen | ||
| Rahmenprogramm erstellen | ||
| Moderator engagieren | ||
| Liveband buchen (ggf.) | ||
| Auf- und Abbau organisieren | ||
| Reinigung und Entsorgung organisieren | ||
| Team | Verantwortliche und Helfer organisieren | |
| Briefing für Personal erstellen | ||
| Dresscode festlegen | ||
| Telefonliste erstellen | ||
| Verpflegung für Team und Akteure organisieren | ||
| Finanzen | Finanzierung planen | |
| Budget festlegen | ||
| Kosten kalkulieren | ||
| Eintrittspreis festlegen (ggf.) | ||
| Promotion | Veranstaltungsseite für Social Media erstellen | |
| Ggf. Pressevertreter einladen | ||
| Flyer und Plakate drucken und verteilen | ||
| Event in lokale Veranstaltungskalender eintragen | ||
| Technik | Raumbedarf ermitteln | |
| Location finden und buchen | ||
| Generalschlüssel für Location | ||
| Parkplätze und Anfahrt sichern | ||
| Saalplan erstellen | ||
| ggf. Mobiliar, Stühle, Tische organisieren | ||
| Dekoration/Licht | ||
| Barrierefreiheit gewährleisten | ||
| Garderobe | ||
| Toiletten | ||
| ggf. Catering/Bar organisieren | ||
| Technik (Bühne, Lautsprecher, Mikrofone, etc) | ||
| Stromanschlüsse | ||
| Stauraum prüfen | ||
| Sonstiges | GEMA-Anmeldung | |
| Dokumentation (Fotograf, Video-Team) | ||
| Sicherheitskonzept erstellen | ||
| Brandschutz beachten | ||
| Gästeliste schreiben | ||
| Steuern, Versicherungen und KSK-Abgaben |
Fazit: Konzerte veranstalten macht Spaß, aber auch viel Arbeit
Insgesamt erfordert die Organisation von Konzerten als DIY-Veranstalter eine Mischung aus Leidenschaft, unternehmerischem Denken und praktischer Planung. Es kann eine äußerst lohnende Erfahrung sein, sowohl künstlerisch als auch finanziell, wenn du die Dinge richtig angehst. Denke daran, flexibel zu bleiben und aus jedem Konzert zu lernen, um dich stetig zu verbessern. Und vor allem: baue dir ein Netzwerk an Menschen, die dich bei deinem Projekt unterstützen können, sei es durch Rat oder auch helfende Hände. Dann steht deinem Erfolg – zumindest langfristig – nichts im Weg.
